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早上换装的时候,让AI给我准备一张『今日简报』

早上换装的时候,让AI给我准备一张『今日简报』

Photo: mendhak (CC BY-SA 2.0) via Flickr

早上好,我是まさきん。

早上要确认日程、检查邮件、看看聊天消息有没有漏回复的,琐事其实不少。边换装边顺手处理的话,信息又太分散了。

于是我做了一个机制,让AI把当天的日程和值得关注的联络汇总起来,自动生成一张简报。这次介绍一下从信息收集方式,到让界面效果稳定呈现的一些小技巧。

起因是「要打开的App太多」

日历、邮件、聊天,光是分别打开这几个App确认一遍,早上的几分钟就用完了。而且需要看的信息和不需要看的信息还混在一起。

所以我做了一个机制,跨越多个App,把「今天自己该看的东西」只汇总到一处。生成的内容以一份HTML文件的形式输出。

决定了信息收集的顺序

信息源不止一个的时候,从哪里下手会直接影响结果的质量。所以我按以下顺序优先收集信息。

  1. 日历:先一次性获取从今天0点到明天0点的日程
  2. 邮件:自己被指名提问、但还没回复的邮件线程
  3. 聊天:最近2天左右,提到自己或私信里还没有回应的消息
  4. 第二天的准备:如果第二天的日程里自己是主办人,就用相关关键词搜索一下,确认有没有需要准备的材料

之所以按这个顺序,是因为日历的信息粒度最粗、最容易处理。先搭好整体框架,再用邮件和聊天填充细节,这样信息更不容易发散。

「需要回复」的判定基准

邮件和聊天的通知数量虽然多,但真正需要处理的其实有限,所以我按以下基准来筛选。

如果把发给群组的联络也捞进来,就会全是不需要处理的通知。只锁定「自己不动就会卡住」的内容,才能把简报的信息量控制在合适的程度。判断不了的,就实际打开对话线程,确认自己是否已经回复过,再做决定。

这个判定工作,也是建立在网络畅通这个大前提上的。信号不稳定的话,可能连新消息本身都捞不到。做这个机制的过程中,我发现自己其实一直在悄悄依赖网络的稳定性。

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把信息分成两组

捞出来的内容,我分成以下两组。

分组内容
需要处理今天之内不回应就会让对方等待的事项
最近已解决曾经在意,但已经确认处理完毕的事项

只列出「需要处理」的内容时,会发现数量其实意外地少。而「最近已解决」这一组,我也特意保留了。哪怕只是知道曾经在意的事已经处理好了,早上的心情也会不一样。

什么都没有的日子,我不会硬凑内容,而是只显示一行「今天没有特别需要处理的事项」。硬要填满空白,反而会显得不真实。

也留意了表达方式

简报里的文字,我注意不要写成指令式的语气。不是「请处理」,而是用「目前是……的状态」这种只陈述事实的写法。

我也避免用带有歉意的说法。不是「没有什么重要联络」,而是选择「今天很平静」这类如实传达状况的表达。不掺杂评价或催促的语气,我觉得这是能够每天不带压力地持续看下去的条件。

让一天的节奏一眼就能看懂

除了文字信息,我还用类似SVG折线图的方式,来表现当天日程的密集程度。会议集中的时间段线条会升高,没有安排的时间段则保持平坦。

不用读文字,只看线条的高低,就能大致感受到当天的负荷。越忙的日子,这种直观的信息反而更快被大脑接收。图形尽量保持简单,不会比实际的日程密度夸张。

保证每次打开都不会显示错乱的小技巧

因为每天早上都要生成一份HTML文件,如果字体或图片是从外部加载的,显示效果就可能因网络状况而错乱。所以我做了以下处理。

此外,生成之后我还会立刻用无头浏览器自动打开文件,截图保存下来,用肉眼确认一次实际的显示效果。这是个很简单的机制。

node -e "const {chromium} = require('playwright');
(async () => {
  const b = await chromium.launch();
  const p = await b.newPage({viewport: {width: 960, height: 1400}});
  await p.goto('file:///path/to/generated.html');
  await p.screenshot({path: 'check.png', fullPage: true});
  await b.close();
})();"

生成完立刻能用肉眼确认,可以避免布局错乱却没被发现、结果一整天都没察觉的意外。

尝试后的感受

最大的变化是,早上不再需要打开好几个App了。看这一张就能知道当天该注意的事项。

因为设置成每个工作日固定时间自动生成,也不需要自己记住什么时候该去看。之所以容易养成习惯,我觉得正是因为有这种「固定时间自动准备好」的设计。

适合这样的人

总结

我做了一个机制,让AI跨App汇总日程和联络,每天早上准备好一张简报。收集信息本身并不是最难的,真正的关键其实在于「只筛选出该看的内容」的判断,以及「每次都能以同样效果稳定打开」的打磨。

这个机制之所以能成立,前提是每天早上都有理所当然连着的网络环境。做简报的过程,也让我意外地借机重新审视了一下自己的网络。

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ABOUT THE AUTHOR
まさきん

乐天集团员工·数字营销人(持有FP资格)

40岁出头,双职工家庭、四个孩子的父亲。在乐天集团担任数字营销工作的同时,也活用理财规划师(FP)资格,专注于家庭理财与资产配置。

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