Cerita Saat Bersiap-siap di Pagi Hari, Saya Minta AI Membuat Satu Lembar 'Briefing Hari Ini'

Selamat pagi, saya Masakin.

Pagi hari adalah waktu yang diam-diam padat dengan banyak hal: cek jadwal, cek email, memastikan tidak ada chat yang belum dibalas. Untuk dikerjakan sambil bersiap-siap, informasinya terlalu berantakan dan tersebar.

Karena itu, saya membuat sistem yang meminta AI merangkum jadwal hari itu dan kontak yang perlu diperhatikan, lalu menghasilkannya secara otomatis sebagai satu lembar briefing. Kali ini saya akan membahas dari cara mengumpulkan informasi sampai trik untuk membuat tampilannya stabil.

Awalnya Karena “Terlalu Banyak Aplikasi yang Harus Dibuka”

Kalender, email, chat. Hanya dengan membuka aplikasi yang berbeda-beda satu per satu untuk memeriksa, beberapa menit di pagi hari sudah habis. Padahal informasi yang perlu dilihat dan yang tidak, tercampur begitu saja.

Karena itu, saya membuat sistem yang merangkum lintas beberapa aplikasi, hanya menyisakan “apa yang perlu saya lihat hari ini” dalam satu tempat. Hasilnya saya keluarkan sebagai satu file HTML.

Menentukan Urutan Pengumpulan Informasi

Kalau sumber informasinya banyak, kualitas hasil akhir tergantung dari mana kita mulai mengambilnya. Karena itu, saya mengumpulkan informasi dengan urutan prioritas berikut.

1. Kalender: ambil dulu jadwal dari jam 0 hari ini sampai jam 0 besok, sekali jalan
2. Email: thread yang ditanya langsung dengan nama saya dan belum saya balas
3. Chat: dalam kurang lebih 2 hari terakhir, mention atau DM yang ditujukan untuk saya dan belum direspons
4. Persiapan untuk besok: jika ada jadwal besok yang mencantumkan nama saya sebagai penyelenggara, cari dengan kata kunci yang relevan untuk memastikan tidak ada bahan yang perlu disiapkan

Urutan ini saya susun begitu karena kalender memiliki butiran informasi paling kasar dan paling mudah ditangani. Membangun kerangka besar dulu, lalu mengisi detail lewat email dan chat, menurut saya membuat informasi tidak mudah bercabang ke mana-mana.

Kriteria Penentuan “Perlu Dibalas”

Email dan chat, jumlah notifikasinya banyak tapi yang benar-benar perlu ditindaklanjuti terbatas. Karena itu, saya mempersempitnya dengan kriteria berikut.

• Yang ditanya langsung dengan menyebut nama saya secara pribadi dan belum saya balas
• Kontak untuk seluruh grup yang cukup dijawab satu orang saja, tidak dimasukkan
• Yang sudah direspons dengan emoji misalnya, dianggap sudah ditindaklanjuti dan dikeluarkan dari daftar

Kalau kontak untuk grup juga ikut diambil, hasilnya akan penuh dengan notifikasi yang tidak perlu ditindaklanjuti. Dengan mempersempit hanya pada yang “kalau saya tidak bergerak, prosesnya berhenti”, jumlah informasi dalam briefing tetap terjaga wajar. Kalau ragu dalam menilai, saya benar-benar membuka thread-nya untuk memastikan apakah balasan saya sudah ada di sana atau belum.

Proses penilaian ini juga sangat bergantung pada koneksi internet yang tersambung. Kalau sinyal tidak stabil, pesan baru itu sendiri bisa jadi tidak tertangkap. Sambil membangun sistem ini, saya sadar diam-diam saya cukup mengandalkan stabilitas koneksi.

Membagi Informasi ke Dalam 2 Kelompok

Item yang terkumpul, saya bagi menjadi 2 kelompok berikut.

Kalau hanya menampilkan yang “perlu ditindaklanjuti”, ternyata jumlahnya sedikit di luar dugaan. Di sisi lain, saya juga sengaja menampilkan “yang baru saja terselesaikan”. Karena hanya dengan tahu bahwa yang tadinya dikhawatirkan sudah selesai, mood pagi hari bisa berubah.

Pada hari yang tidak ada apa-apa, saya tidak memaksa mengisinya, cukup menampilkan satu baris “Hari ini tidak ada yang perlu ditindaklanjuti secara khusus”. Menurut saya, kalau mencoba menutupi kekosongan, hasilnya justru jadi terasa dipalsukan.

Memperhatikan Cara Penyampaian

Kalimat dalam briefing ini, saya perhatikan agar tidak terasa seperti perintah. Bukan “tolong ditindaklanjuti”, tapi cukup meletakkan fakta dengan gaya “situasinya adalah…”.

Saya juga menghindari ungkapan yang terkesan meminta maaf. Bukan “tidak ada kontak yang berarti”, tapi saya pilih ungkapan yang menyampaikan situasi apa adanya, seperti “hari yang tenang”. Menurut saya, tidak mencampurkan penilaian atau ungkapan yang mendesak adalah syarat agar bisa terus dilihat setiap pagi tanpa stres.

Membuat Bentuk Satu Hari Terlihat Sekilas

Bukan hanya informasi teks, tingkat kepadatan jadwal hari itu juga saya tampilkan dalam bentuk semacam grafik garis SVG. Bayangannya, jam-jam dengan rapat yang padat garisnya tinggi, dan jam kosong garisnya datar.

Tanpa membaca teks pun, hanya dengan melihat garis tinggi atau rendah, gambaran besar tingkat kesibukan bisa langsung tertangkap. Semakin sibuk suatu hari, informasi intuitif seperti ini lebih cepat masuk ke kepala. Saya membuat grafiknya sesederhana mungkin, dan tidak melebih-lebihkan puncaknya dari kepadatan jadwal yang sebenarnya.

Trik agar Tampilan Selalu Terbuka Tanpa Rusak

Karena dihasilkan sebagai satu file HTML setiap pagi, kalau font atau gambar dimuat dari sumber eksternal, tampilannya bisa rusak tergantung kondisi jaringan. Karena itu, saya melakukan hal berikut.

• Font yang dipakai untuk judul, disematkan langsung ke dalam file dalam format Base64, sehingga bisa ditampilkan tanpa komunikasi ke luar
• Untuk karakter lainnya, saya pakai saja font standar yang sudah ada di perangkat

Selain itu, setelah dihasilkan, saya selalu memeriksa sekali tampilan sebenarnya saat dibuka di browser lewat screenshot. Ini adalah mekanisme sederhana: membuka file secara otomatis lewat headless browser, menyimpannya sebagai gambar, lalu memeriksanya secara visual.

node -e "const {chromium} = require('playwright');
(async () => {
  const b = await chromium.launch();
  const p = await b.newPage({viewport: {width: 960, height: 1400}});
  await p.goto('file:///path/to/generated.html');
  await p.screenshot({path: 'check.png', fullPage: true});
  await b.close();
})();"

Dengan bisa langsung diperiksa oleh mata sendiri begitu dihasilkan, saya bisa mencegah kejadian menjalani satu hari penuh dengan tampilan yang berantakan tanpa disadari.

Yang Saya Rasakan Setelah Mencoba

Perubahan paling besar adalah saya tidak perlu lagi membuka banyak aplikasi di pagi hari. Cukup lihat satu lembar, saya sudah tahu apa yang perlu diperhatikan hari itu.

Karena dihasilkan otomatis pada waktu tetap di hari kerja, saya juga tidak perlu mengingat-ingat kapan harus melihatnya. Menurut saya, desain “sudah otomatis tersedia pada waktu tertentu” seperti ini yang membuatnya mudah menjadi kebiasaan.

Cocok untuk Orang Seperti Apa

• Orang yang di pagi hari perlu waktu lama membuka banyak aplikasi untuk memeriksa informasi
• Orang yang notifikasinya banyak, tapi ingin memilah mana yang benar-benar perlu ditindaklanjuti
• Orang yang tidak keberatan dengan implementasi sederhana seperti generate HTML otomatis atau pengecekan lewat headless browser

Rangkuman

Saya membuat sistem yang meminta AI merangkum jadwal dan kontak secara lintas aplikasi, lalu menyiapkannya sebagai satu lembar briefing setiap pagi. Menurut saya, yang justru menjadi kunci sebenarnya bukan sekadar mengumpulkan informasi, tapi keputusan “mempersempit hanya pada yang perlu dilihat” dan detail “agar selalu bisa dibuka dengan tampilan yang sama setiap kali”.

Sistem ini bisa berjalan justru karena ada koneksi internet yang dianggap biasa setiap pagi. Sambil membuat briefing ini, mungkin ini juga jadi kesempatan yang baik untuk meninjau ulang koneksi saya sendiri.

Artikel ini mengandung iklan afiliasi. Jika Anda mendaftar produk atau layanan melalui tautan di situs ini, kami mungkin menerima komisi dari perusahaan mitra. Selain itu, pengelola adalah karyawan Rakuten Group dan mungkin menerima imbalan melalui program referral karyawan. Konten dan penilaian artikel dibuat berdasarkan pengalaman nyata dan riset pengelola, terlepas dari ada atau tidaknya iklan, namun kami harap Anda membaca dengan memahami hubungan di atas. Untuk detailnya, silakan lihat Sangkalan & Info Afiliasi. Sangkalan & Info Afiliasi

Artikel ini menggunakan terjemahan mesin. Untuk syarat resmi, silakan cek halaman multibahasa di situs resmi Rakuten Mobile.

Jika Anda memiliki kekhawatiran tentang area jangkauan atau kondisi sinyal Rakuten Mobile, Anda dapat berkonsultasi melalui formulir permintaan perbaikan sinyal resmi.