Mình để AI soạn một tờ 'bản tin buổi sáng' trong lúc mình chuẩn bị ra khỏi nhà

Chào buổi sáng, mình là まさきん.

Buổi sáng là thời điểm có khá nhiều việc lặt vặt phải làm: kiểm tra lịch trình, xem email, xác nhận có bỏ sót tin nhắn chat nào chưa trả lời không. Nếu vừa chuẩn bị ra khỏi nhà vừa cố xử lý những việc này, thông tin sẽ quá rải rác để theo kịp.

Vì vậy mình đã tạo một cơ chế để AI tổng hợp lịch trình và các liên lạc đáng chú ý trong ngày, tự động tạo thành một bản tin duy nhất. Lần này mình giới thiệu từ cách thu thập thông tin đến cách giữ giao diện ổn định mỗi lần hiển thị.

Lý do bắt đầu: “quá nhiều app phải mở”

Lịch, email, chat. Chỉ riêng việc mở từng app riêng biệt để kiểm tra đã tiêu tốn vài phút quý giá buổi sáng. Hơn nữa, thông tin cần xem và không cần xem lại lẫn vào nhau.

Vì vậy mình đã tạo một cơ chế tổng hợp xuyên suốt nhiều app, chỉ giữ lại “những gì bản thân cần xem hôm nay” vào một nơi duy nhất. Kết quả được xuất ra dưới dạng một file HTML duy nhất.

Quyết định thứ tự thu thập thông tin

Khi có nhiều nguồn thông tin, thứ tự bắt đầu sẽ ảnh hưởng đến chất lượng kết quả. Vì vậy mình ưu tiên thu thập thông tin theo thứ tự sau:

1. Lịch: lấy lịch trình từ 0 giờ hôm nay đến 0 giờ ngày mai, thu thập một lần đầu tiên
2. Email: các luồng thư mà bản thân bị hỏi trực tiếp đích danh nhưng chưa trả lời
3. Chat: trong khoảng 2 ngày gần nhất, những mention hoặc DM gửi đến mình mà chưa phản hồi
4. Chuẩn bị cho ngày mai: nếu lịch trình ngày mai có tên mình là người chủ trì, tìm kiếm theo từ khóa liên quan để kiểm tra có tài liệu nào cần chuẩn bị không

Lý do chọn thứ tự này là vì lịch có độ chi tiết thông tin thô nhất, dễ xử lý nhất. Mình cảm thấy việc dựng khung tổng thể trước, rồi lấp đầy chi tiết bằng email và chat sau, sẽ giúp thông tin ít bị phân tán hơn.

Tiêu chí xác định “cần trả lời”

Email và chat có số lượng thông báo nhiều, nhưng thực tế số cần xử lý lại có hạn. Vì vậy mình thu hẹp theo các tiêu chí sau:

• Những tin mà bản thân bị hỏi trực tiếp đích danh và chưa trả lời
• Loại trừ các thông báo gửi cho cả nhóm mà chỉ cần một người trả lời là đủ
• Loại trừ những tin đã có phản hồi bằng emoji, coi như đã xử lý xong

Nếu nhặt luôn cả các liên lạc gửi cho nhóm, bản tin sẽ toàn thông báo không cần xử lý. Bằng cách chỉ giữ lại những việc “nếu mình không hành động thì sẽ bị đứng lại”, mình giữ được lượng thông tin trong bản tin ở mức hợp lý. Với những trường hợp khó xác định, mình sẽ mở thật luồng chat đó ra xem đã có phản hồi của mình chưa rồi mới quyết định.

Công việc xác định này cũng cần có tiền đề là kết nối mạng ổn định. Nếu sóng không ổn định, có thể sẽ bỏ lỡ luôn cả thông báo mới. Trong lúc xây dựng cơ chế này, mình cảm nhận rõ mình đang âm thầm phụ thuộc vào sự ổn định của đường truyền.

Chia thông tin thành 2 nhóm

Các mục thu thập được, mình chia thành 2 nhóm sau:

Khi chỉ liệt kê những việc “cần xử lý”, mình nhận ra số lượng thực ra khá ít. Mặt khác, mình cố ý đưa cả “việc vừa được giải quyết gần đây” vào. Chỉ cần biết một việc từng bận tâm đã xong xuôi, tâm trạng buổi sáng cũng thay đổi.

Những ngày không có gì, mình không cố nhồi nội dung vào mà chỉ hiển thị đúng một dòng “hôm nay không có việc gì đặc biệt cần xử lý”. Mình cảm thấy nếu cố gắng che đi khoảng trống, nội dung sẽ trở nên giả tạo hơn.

Chú ý cả cách diễn đạt

Văn phong của bản tin, mình cố tránh giọng ra lệnh. Thay vì “hãy xử lý việc này”, mình chọn cách chỉ nêu sự thật kiểu “tình huống hiện tại là…”.

Mình cũng tránh những cách diễn đạt mang tính xin lỗi. Thay vì “hôm nay không có liên lạc gì đáng kể”, mình chọn cách truyền đạt tình huống nguyên trạng kiểu “hôm nay là một ngày yên tĩnh”. Mình cảm thấy việc không pha trộn đánh giá hay giọng thúc ép chính là điều kiện để có thể xem bản tin mỗi sáng mà không thấy căng thẳng.

Giúp nắm được hình dạng cả ngày trong một cái nhìn

Không chỉ dừng ở thông tin chữ, mình còn thể hiện mức độ dày đặc của lịch trình trong ngày dưới dạng một biểu đồ đường SVG. Những khung giờ có nhiều cuộc họp thì đường sẽ cao lên, khung giờ trống lịch thì đường sẽ phẳng.

Không cần đọc chữ, chỉ cần nhìn đường cao hay thấp cũng nắm được cảm giác tải công việc một cách tổng quát. Những ngày bận rộn, loại thông tin trực quan này lại vào đầu nhanh hơn. Mình cố giữ hình vẽ càng đơn giản càng tốt, không phóng đại độ cao hơn mức độ dày đặc thực tế của lịch trình.

Cách để hiển thị luôn ổn định mỗi lần mở

Vì được tạo mới mỗi sáng dưới dạng một file HTML duy nhất, nếu để font hay hình ảnh tải từ bên ngoài, hiển thị có thể bị lỗi tùy theo trạng thái mạng. Vì vậy mình làm như sau:

• Font dùng cho tiêu đề được nhúng trực tiếp vào file dưới dạng Base64, để có thể hiển thị mà không cần kết nối ra ngoài
• Các chữ khác thì dùng font có sẵn trên thiết bị

Hơn nữa, ngay sau khi tạo xong, mình còn kiểm tra lại giao diện thực tế khi mở trên trình duyệt bằng cách chụp ảnh màn hình. Đây là một cơ chế đơn giản: dùng trình duyệt headless để tự động mở file, lưu lại thành ảnh rồi xem bằng mắt.

node -e "const {chromium} = require('playwright');
(async () => {
  const b = await chromium.launch();
  const p = await b.newPage({viewport: {width: 960, height: 1400}});
  await p.goto('file:///path/to/generated.html');
  await p.screenshot({path: 'check.png', fullPage: true});
  await b.close();
})();"

Nhờ có thể kiểm tra bằng mắt ngay sau khi tạo, mình tránh được sự cố kiểu để layout bị lỗi mà không hề biết, trải qua cả một ngày như vậy.

Những gì cảm nhận được khi thực hiện

Thay đổi lớn nhất là không còn phải mở nhiều app vào buổi sáng nữa. Chỉ cần xem một tờ là biết được những gì cần lưu ý trong ngày.

Vì được thiết lập tự động tạo vào giờ cố định các ngày trong tuần, mình cũng không cần tự nhớ thời điểm để xem. Mình nghĩ việc dễ hình thành thói quen chính là nhờ thiết kế kiểu “luôn được chuẩn bị tự động vào giờ cố định” như vậy.

Phù hợp với những ai

• Người đang mất nhiều thời gian mở nhiều app để kiểm tra thông tin vào buổi sáng
• Người có nhiều thông báo nhưng muốn phân biệt rõ những gì thực sự cần xử lý
• Người không thấy khó khi phải xử lý mức độ tự động tạo HTML hay kiểm tra bằng trình duyệt headless

Tổng kết

Mình đã tạo một cơ chế để AI tổng hợp xuyên suốt lịch trình và liên lạc, chuẩn bị thành một bản tin duy nhất mỗi sáng. Mình cảm thấy điều quan trọng nhất không nằm ở việc thu thập thông tin, mà nằm ở cả hai việc: quyết định “chỉ giữ lại những gì cần xem” và hoàn thiện để “lần nào mở lên cũng chắc chắn hiển thị đúng như vậy”.

Cơ chế này chỉ có thể vận hành được nhờ có một môi trường mạng ổn định, kết nối được mỗi sáng như một điều hiển nhiên. Có lẽ việc tạo bản tin này cũng là một cơ hội tốt để xem lại đường truyền của chính mình.

Bài viết này có chứa quảng cáo liên kết. Nếu bạn đăng ký sản phẩm hoặc dịch vụ qua liên kết trên trang này, chúng tôi có thể nhận được hoa hồng từ đối tác. Ngoài ra, người vận hành trang là nhân viên của Rakuten Group và có thể nhận thù lao qua chương trình giới thiệu nhân viên. Nội dung và đánh giá trong bài được viết dựa trên trải nghiệm thực tế và tìm hiểu của người vận hành, không phụ thuộc vào việc có quảng cáo hay không, nhưng mong bạn đọc với sự hiểu biết về mối quan hệ trên. Chi tiết xem tại phần Miễn trừ trách nhiệm & Tiết lộ liên kết. Miễn trừ trách nhiệm & Tiết lộ liên kết

Bài viết này có sử dụng dịch máy. Vui lòng tham khảo trang đa ngôn ngữ trên website chính thức của Rakuten Mobile để biết điều kiện chính xác.

Nếu bạn có thắc mắc về khu vực phủ sóng hoặc chất lượng tín hiệu của Rakuten Mobile, có thể liên hệ qua mẫu đề nghị khảo sát và cải thiện sóng chính thức.