早上好,我是まさきん。
最近在家里的任务管理上,看到了一个让我有点震惊的数字。明明写进了规范的规则,实际上只有一半被遵守。这次就把我是怎么数出来的、又是怎么改的记录下来。
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- 大约1个月前,我在规范里写下了“任务要加上表情符号图标”
- 把未完成的任务全部数了一遍,164条里有83条没有图标
- 漏掉的是AI自动创建任务的那条路径
- 对策做成了双重:“在入口处设为必填”和“每天早上一点点补上的安全网”
- 越是难以检查的属性,越会在不知道有没有被遵守的状态下一直放着
家里的任务靠Notion和AI来运转
我家的任务管理用的是Notion数据库。家里有4个孩子,琐碎的事情一件接一件冒出来。所以不集中到一个地方就根本转不动。
比较特别的一点是,大部分任务并不是我亲手创建的。AI的定时任务会在每天早上和晚上自动创建任务。任务盘点也由定时任务来做。
早上整理信息的机制,我写在了早间简报的文章里。晚上的家庭开支检查,在信用卡消费自动检查的文章里介绍过。这次说的是在它们背后运行的任务创建。
“要加图标”这条规范
大约1个月前,我在运营规则文档里加了一行:“任务要加上与内容相符的表情符号图标”。
理由很简单,在列表里看的时候一目了然。是购物、学校还是钱的事情?有图标的话,还没读文字就能先看到。
AI的定时任务也是以读取这份文档来运行为前提的。所以我一直以为,只要写下来就会被遵守。
一数才发现一半没有图标
有一天突然有点在意,就数了一下。所有未完成的任务。
结果是164条里有83条没有设置图标。几乎是一半。写下规范大约1个月后,就是这个状态。
说实话,我原以为遵守得会更好一些。平时浏览列表时,也完全没感觉到有一半是缺的。也许越是看惯了的画面,越难注意到缺失。
漏掉的是自动创建的路径
仔细看内容,倾向非常明显。没有图标的,集中在自动创建的任务上。
也就是说,规范作为文档是存在的。但它并没有被写进创建任务的处理流程里。没有任何保证AI每次都会想起那一行。
我觉得人也会发生同样的事。就算手册上写了,忙的时候也会漏。写下来和实际动手去做,是两回事。
光是“数”就很费劲
这次最费工夫的,其实是数的这个步骤。
Notion的数据库可以用各种方式查询内容。用视图看列表、用类似SQL的方式查询,也有批量获取行的方法。可是,我试过的所有方法都没有返回图标的有无。
最后只好把164条逐一作为页面获取来确认。既费时间,AI的用量也消耗了不少。
| 确认方式 | 能否得到图标有无 | 这次的印象 |
|---|---|---|
| 通过视图查询 | 没有返回 | 肉眼看画面会漏看 |
| 类SQL查询 | 没有返回 | 也不能用作条件 |
| 批量获取行 | 没有返回 | 能知道条数 |
| 逐条获取页面 | 能知道 | 可靠但很重 |
这是我所用的查询路径上的情况。不同环境或工具可能会不一样。
即便如此,作为教训我觉得收获很大。那就是:“无法轻松数出来的属性,没有人知道它是否被遵守”。
83条当场补上了图标
既然数了,我就当场给全部83条都加上了图标。看任务内容,挑选相符的表情符号。
不过,这只是修好了现有的部分。明天自动创建再跑一次,同样的缺漏又会增加。真正该修的,是产生缺漏的入口。
对策是“入口”和“安全网”双重
想了很久,决定把对策做成双重。
| 对策 | 在哪里生效 | 内容 |
|---|---|---|
| 在入口设为必填 | 创建任务的那一刻 | 在创建的同一次调用里传入图标 |
| 用安全网补上 | 每天早上的盘点 | 每次最多修复25条没有图标的任务 |
我觉得只做其中一个都不够。只有入口的话,以后新增处理流程时又会漏。只有安全网的话,每天要修的东西会一直积压。
在工厂的品质管理中,常说要用机制而不是靠提醒来防止失误。也就是所谓的防呆(日语叫“ポカヨケ”)。这次的双重对策,或许也接近这种思路。
在入口设为必填的规则
第一条,是创建任务一方的规则。措辞是这样定的:
“所有创建任务的处理,都要在创建的同一次调用里传入图标。”
关键在于“同一次调用”。如果是创建之后再去补图标,那第二步就会漏掉。一步完成,就没有漏的空隙。
Notion的API在创建页面时也可以指定图标。我在官方参考文档中确认了,创建时可以传入icon。所以技术上一步就能完成。
拿不准时用默认表情也可以
另外还加了一条拿不准时的退路。按领域定好默认的表情符号,拿不准时用它就行。
与其挑出完美的表情,不如优先保证不留空。如果非要找最贴切的那一个,AI也可能犹豫到最后干脆不加。我觉得哪怕降低标准,也应该做成一定会被填上的形式。
每天早上的安全网设计
第二条,是补上漏网之鱼的安全网。我在每天早上的自动盘点里加了一个检查项。
- 查看“今天要做”和“今天能做的事”这2个视图
- 从中找出没有设置图标的任务
- 每次最多25条,加上与内容相符的图标
- 剩下的交给第二天早上以后
不看全部。逐条获取164条有多重,我已经体会过了。每天早上都那样做,我觉得不现实。
不让它记住“做到哪里了”
这里有点犹豫的是进度管理。如果想做,也可以做一个保存上次修到哪里的机制。
但我决定不做。“今天要做”和“今天能做的事”是每天内容都会更替的视图。只要每天看这2个,迟早会覆盖到全部。
带状态的机制,状态本身也可能坏掉。比如保存位置被删了、中途停掉了等等。不带状态的安全网,不是更能长期放着不管吗?
设上限的理由
每次25条的上限也有它的意义。就是为了在某种意外导致大量缺漏时,早上的处理也不会膨胀。
自动运行的处理,没有刹车就容易失控。有了上限,最坏也只是25条的工作量。补不完的,留到第二天早上就好,我是这样想的。
应用到了3个定时任务
这条规则加进了创建任务的3个定时任务里。
| 定时任务 | 时间段 | 加入的内容 |
|---|---|---|
| 任务盘点 | 深夜到清晨 | 创建时必填和早上的安全网 |
| 提醒事项导入 | 早上 | 创建时必填 |
| 邮件整理 | 晚上 | 创建时必填 |
按理说,应该去改各自本体的操作手册。但当时有无法当场修改手册的原因。所以,我是在各个处理的指令文本一侧,以“例外规定”的形式补写的。
剩下的课题是规则的双重管理
这种写法有一个明显的弱点。同一条规则变成了存在于2个地方。
如果只改了手册或指令文本中的一边,就会产生不一致。之后可能会搞不清哪一边才是对的。
其实我以前就在类似的事情上吃过亏。明明写进了规格,却没有落实到实现里。那次整整2天都漏着没发现。
记录和实际不一致的事情,我在明明写了“已解约”的订阅文章里也写过。写的地方有2处,偏差就会悄悄发生。等到能修改手册的时候,我打算统一到一处。
还留着漏洞的地方
还有一点也老实写下来。在我家Mac上运行的任务创建脚本,还没有加上必填的那一行。
目前的设想是,由早上的安全网在24小时内补上。不过安全网只看2个视图。不在这些视图里的任务,可能需要多花一点时间。
虽说做成了入口加安全网的双重,但入口还有一部分敞开着。安全网始终只是最后的兜底。
关于规范和AI的一些思考
通过这次的事,我看清了给AI和自动化设定规则时需要注意的地方。
- 写在文档里的规则,只有进入处理流程才会被遵守
- 无法检查的属性,不知道是否被遵守
- 与其“之后再加”,不如“创建时就加”,更不容易漏
- 与其追求完美的标准,一定能填上的标准更强
- 不带状态的检查,不容易坏,也容易坚持
这些在工作中也许都是理所当然的道理。但一到家里的机制,就突然变得马虎。因为只有自己在看,没有确认的机会。
以前我也写过没能接收到学校通知的事。那次的原因同样是搭建机制的人自己想当然。我觉得不是做好就结束了,至少要实际数一次。
不是“写了就会被遵守”,而是“做成机制才会被遵守”。我觉得这个思路同样适用于家庭的固定支出。比如手机费,只要重新审视一次机制,就能在每个月的账单上持续见效。
常见的失败和陷阱
结合这次的经验和一般的道理,大概有这样一些陷阱。
- 写下规范的那一刻,就以为已经被遵守了
- 不确认人创建的部分和AI创建的部分是否都适用同一条规则
- 难以计数的属性,放着一直不数
- 只看修复了多少条,却不去修入口
- 让安全网做全量检查,导致处理太重
- 把规则写在2个地方,只更新了其中一边
至少第一条和最后一条,在我身上都应验了。如果你也心里有数,也许值得实际数一次。
开始之前要确认的事
- 把想要遵守的规则缩小到1条
- 确认了统计该规则是否被遵守的方法
- 列出了所有自动创建任务的处理
- 确认了能否在创建的同一步里传入该属性
- 定好了拿不准时的默认值
- 考虑过能否把规则只写在1个地方
常见问题
Q. 为什么对图标这么执着?
与其说是图标本身,不如说它作为衡量“规范是否被遵守”的标志很直观。有没有,一眼就能看出来。我想,其他规则也可能发生同样的事。
Q. 用Notion的API,能在创建时加图标吗?
官方参考文档中说明,创建页面时可以指定icon。除了表情符号,似乎也可以选择外部图片等。创建后更新页面来添加也可以。
Q. 有没有批量统计无图标任务的方法?
我试过的视图和类SQL查询,都没有返回图标的有无。批量获取行也一样。最后是逐条获取页面来确认的。是否有其他方法,请在你使用的环境中确认一下。
Q. 为什么安全网不每天做全量检查?
因为逐条确认全部任务,费时间,AI用量也大。从每天都看的2个视图里带上限地补,设想是迟早会覆盖到全部。太重的检查,往往坚持不下去。
Q. 不保存“上次做到哪里”不会不放心吗?
保存进度的机制,本身也会成为可能坏掉的地方。只要看每天内容都会更替的视图,我认为就没必要记住。迟早覆盖到全部就够了,我是这样取舍的。
Q. 规则的双重管理打算怎么解决?
等到能修改本体操作手册的时候,我打算统一到那边。在那之前,会注意不和指令文本一侧的例外规定产生矛盾。以前因为规格和实现不一致漏了2天,所以想谨慎推进。
Q. 人创建任务时,同样的思路也适用吗?
我觉得适用。在模板里预先放好图标,本身就是“在入口设为必填”的思路。对人来说,也是创建时就带上比之后再加更不容易漏吧。
参考的官方信息
总结
写进规范的规则,1个月里只被遵守了一半。这是数了164条之后才终于知道的。
修法做成了双重:在入口设为必填,以及每天早上一点点补上的安全网。安全网不带状态,带上限地从每天都看的视图里补。规则的双重管理,以及家里Mac那边的漏洞,目前还留着。
这不是完美的机制。但至少从“写完就结束”往前迈了一步吧。如果你也有在自动化的东西,不妨试着数一次看看。
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